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コラム

2023.4.5

整理整頓は得意ですか?


整理整頓は皆さん得意でしょうか?
仕事をしているとどんどん紙の文書やメモが溜まってごちゃごちゃになってしまうということがあるのではないでしょうか?
仕事をするうえで机の美しさは信頼につながると言います。なぜならば、整理整頓できる=管理能力があるということに繋がるからです。
特にオフィスワークをする方は、机が汚いと上司に指摘されることがあります。
何故かと言うと仕事の乱れが机の乱れに現れているからです。

整理整頓の流れ
ちなみに一言で「整理整頓」とはいうものの「整理」と「整頓」は違うのをご存知ですか?
「整理」とは「いるものといらないものを分け、いらないものを捨てる」という意味があるそうです。
仕事をするデスクの上には、多くの人が自分の管理できる分量をはるかに超えた書類を持っています。
管理できる分量を超えていたら、いくらテクニックがあってもすべてに行き届かず、効果は望めません。
「整頓」とは、「必要なものをいつでも誰でも取り出せるよう秩序だてて配置すること」を言います。
ファイリングにおける「整頓」とは「戻す場所」と「そこにいつまで置いて良いか」の2つを決めることです。
情報は古くなると価値が低下します。価値が下がった書類は捨てられ、より新しくて利用価値の高い情報がそこに入ります。
その時を最も正確に予測できるのは書類の作成者です。この2つを決めることが、文書を作成する人の責任なのです!
ですからまず、要らないものを捨てる「整理」が先。次に「整頓」をする流れが正しくなります。

整理整頓すると仕事がはかどる
いらなくなったものは捨て、いるものは整頓して定位置に置くことで探す手間が省けます。
整理と整頓、この2つの意味の違いを理解してファイリングを続ければ、探しものに貴重な時間を費やすことはなくなるでしょう。もちろん、書類以外にもこの考えは応用できると思います。
家の仲がごちゃごちゃとしている人はいるもの、要らないものの整理が難しいことが多いです。
そのため、この要るもの、いらないものの整理整頓をすると奇麗になってすっきりします。
可能であれば定期的にされることをお薦めします。


整理整頓のコツ
考え方に癖がある様に物を置いたり、整理することにも人それぞれの癖があります。
整理整頓には以下のコツを取り入れてみることをお薦めします。

物を必要以上に持たない、増やさない
整理整頓には物を持ちすぎないことも大切です。物が増えるとその分管理の手間が増えます。特に、調味料や洗剤などのストックはなるべく最小限に。
また、「安いから」「いらないからあげると言われたから」などの理由でむやみに物を増やさないようにすることも大事です。

物の置き場所を決めて、同じ種類の物をまとめる
整理整頓の際には、どんな物をどこに置くかを決めておきましょう
例えば衛生用品はここ、文房具はここ、本はここ…という感じに決めておくと収納が少々ざっくりでも、物が探しやすくなります。

使ったら、元の位置に戻す
物の定位置を決めたら、使用後必ず元の場所に戻すようにしましょう。物が散らかることを防げますし、紛失を防ぐこともできます。

物の置き場所は、使用頻度も考えて決める
物の置き場所を決める時はその物の使用頻度や使う場所を考えて決めましょう。
使用頻度の高い物は取り出しやすいところに保管、使用頻度の低い物は押し入れなどに片付けてしまうと効率がいいです。

物は使う場所の近くに保存する
例えば、梱包用の道具を収納するなら、梱包作業を行う場所の近くに必要な物をまとめてセットしておくと、それぞれの定位置をいちいち探し回らなくてもすぐに作業に取り掛かれます。
何かの作業をするときに必ず必要な物をまとめて収納しておくという方法もあります。
収納場所が分かっていても、その場所が遠ければ動く分時間のロスができます。

物を持つ(選ぶ)基準を明確にする
例えば、下着やタオルなどの枚数を決めておく、調味料のストックは1つまでにする、100円ショップで買うプラスチックケースは透明に限定する、本は今ある本棚に入らなくなれば古本屋に売る…など、物を購入する基準や処分する基準を決めておくと、むやみに物が増えることはなくなります。

中身が見えないケースや箱には、何が入っているか書いておく
箱や引き出しなどに保管した場合、そこに何が入っているか分からなくなることがあるので、ラベルに書いて貼っておくのもよいでしょう。
特に使用頻度が低くて押し入れなどに保管する物は、箱に何を入れたかわからなくなるので必須です。

整理整頓は、その都度行うだけでなく、定期的に見直す
持ち物は半年~1年など、定期的にチェックするようにしておくと余計な物を増やさなくてすみます。
特に衣類は衣替えの時をチェックの時とすると手間がかかりません。

物は置き場所に詰め込まず、収納を八分目程度にとどめる
お腹も収納も八分目が理想。ある程度の空きスペースがあれば、急に物が増えた場合も対応できます。

捨てるか迷う物を一時的に置いておく入れ物も用意する
整理整頓中に見つかった物をとっておくか捨てるか、すぐに判断できない場合も少なくありません。
そういった物は無理やり今すぐに判断しようとせずに、保留にしてもいいでしょう。
すぐに決める必要はありません。保留の箱に入った物は落ち着いてから捨てる・捨てないを決めることもよいでしょう。

 

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2023年6月の予定

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13日(火) ボディワーク/セルフケア講座

14日(水) ボディワーク/SST

15日(木) ボディワーク/PC基礎講座

16日(金) ボディワーク/心のデトックス/運動プログラム

17日(土) ボディワーク/P検試験/映画鑑賞会

19日(月) ボディワーク/セルフケア講座

20日(火) ボディワーク/ハローワーク同行

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22日(木) ボディワーク/PC基礎講座

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26日(月) ボディワーク/ビジネスマナー講座/運動プログラム

27日(火) ボディワーク/SST

28日(水) ボディワーク/ビジネス実務講座

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