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2021.10.12

プログラム紹介～ビジネス基礎講座「会議参加の心得」～

こんにちは、Nagu豊中です。

今日はビジネス基礎講座で行った『会議参加の心得』について紹介いたします。

職場では様々な会議に参加することも多いと思いますが、会議には参加する前に予め準備しておくことや、心構えがあるものです。

Q＆Aやワークを交えながら、基本的なルールを確認していきました。

そもそも、会議って何？

会議とミーティングの違いを確認しておきましょう。

＜会議とは＞

会議とは複数人の関係者が集まって、今後の方針などある議題に対して協議し、結論を出すために行われます。

・複数の関係者が集まって構成されている

・ある目的や話し合うべき議題がある

・何かしらの意思決定がされる（結論を出す）ものである

＜ミーティングとは＞

一方でミーティングとは、打ち合わせや会合事態のことを指します。そのため情報の共有や新しいアイデアを出すための打ち合わせがミーティングといえます。ミーティングの場合、必ずしも明確な結論を導き出す必要はありません。

・プロジェクトやチーム単位でおこなわれるというイメージ

・目的は情報共有やコミュニケーションそのもの

・何かを決定するということでもありません

では、会議出席前の準備はどう？

会議では周りの状況をよく観察し、たとえ新人であっても言うべき時には積極的に発言しましょう！

・会議の目的を確認する。

・開催の日時、会場、出席者、持参物などを確認する

・あらかじめ資料に目を通す

・自分の意見を整理しおく

会議出席の心得は

時間に遅れないように会場に入ることはもちろんですが、中座することのないように業務を調整しておきましょう！

・開始時間前に会場に入る

・司会者の信仰に従う

・他者の意見はメモを取って聞く

・賛否をもとめられた場合、明確に意思表示する

発言のポイントは

他人が発言中に被せトークは厳禁です。反対意見があるときでも相手の話はしっかりと聞いてから発言しましょう！いかなる時も感情的になってはいけません。

・司会者から指名を受けてから発言する

・発言は簡潔にまとめる

・感情的、攻撃的な発言は控える

・議題から外れた発言をしない

自分の意見を述べるときには理論的な話し方が求められます。［結論→論拠］の順に整理してから述べましょう。これは、会議中に関わらず自分の意見を主張するときにおいて、全ての基本となるので覚えておきましょう。

また、会議には“協調”の意識が必要です。出された結論は共通の目的として、お互い協力して達成することが必要ですね。

［考えてみよう］

会議中にお客様からの電話が入ったときはどうする？

①会議中だと言って取り次がない

②外出中だといって取り次がない

③お客様を待たせて、会議中の本人に確認する

④会議が終わり次第担当者からい折り返し電話させると伝える

正解は④です。

①②はお客様の事情を無視していることになりますし、③は自社の都合でお客様を待たせてはいけませんね。

これらのポイントを理解して意義のある会議にしたいものです。Naguではビジネスで使えるプログラムを多数用意しています。ぜひ一度、体験のご参加をお待ちしています。

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