06-6151-9673ビジネスシーンにおいて連絡ツールの一つでもある「メール」。
簡単で便利だからこそ、気を付けなければいけないルールやマナーがあります。
今回のビジネスマナー講座では、ビジネスでメールを送るときのルールやマナーを学習しました。
仕事ではじめての相手にメールをおくるときには、件名や挨拶一つで印象が大きくかわります。
メールは文字だけのコミュニケーションなので、失礼にならない文章を書くことが重要になります。
またメールを開くかどうかは件名で決まるともいわれています。
受信ボックスの一覧を見たときにそのメールを開くかどうか次に差出人を見て判断されています。
いかに件名が重要であるかがわかりますね！
では送信メールの件名の注意点をみていきましょう。
POINT
・メールの内容がわかるような件名に！
相手が最初に目にする重要な情報です。内容が一目でわかるように具体的に書く。
・基本は「用件１つにつき１つ」
・空白はＮＧ
・文字数は15～20字程度
・強調したい場合は【】などの記号をつかう
・期日がある用件は件名に記載する
次に宛名を書きます。
社外の人にメールをするときは「会社名」「部署名」「名前」という順番で書くのが基本になります。
もちろん後ろに「様」をつけましょう。
部署名などで改行するのもポイントになります。
宛名の次はあいさつ文がきます。
相手が社外の方なら「いつもお世話になっております。」のあとに自分の会社名と名前を名乗ります。
初めての相手の場合は「初めてメールをさせていただきます。」のようにアレンジさせます。
本文では件名で伝えた用件を具体的にかつ簡潔に書きます。
５Ｗ１Ｈ（いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように）を意識して必要に応じて日時や場所、
必要事項などを記入します。
箇条書きにするなど分かりやすく伝わるようにしましょう。
ビジネスメールでは本文のあとに結びの言葉をいれます。
「何卒よろしくお願いいたします。」「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い致します。」などです。
返事が欲しい場合は「ご多忙中のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです。」など内容によって結びをかえてみるのもいいですね。
最後に「署名」をいれます。
会社名、部署名、名前、住所、電話＆FAX番号、メールアドレス、URLなど。
添付ファイルを付ける場合もファイルの容量や形式の配慮が必要です。
ファイルの容量が大きくなれば送受信にもファイルを開くときにも時間がかかります。
圧縮したり、大容量ファイル添付サービスを使用したりするなどしましょう。
届いたメールに対して返信が必要な場合は長時間放置するのは相手に失礼です。
すぐに回答するのが難しい場合でも「確認次第、改めて連絡いたします」「何月何日までに回答いたします」
のように返信するだけでも印象がかわります。
最後にこれは重要です
送信先、誤字脱字がないように、送信ボタンを押すまえに必ず見直しを忘れずにしましょう！
いかがでしたか？メールは形式に慣れれば難しくないので一緒に練習していきましょう！
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