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コラム

2021.6.5

挨拶、報連相の重要性について

事業所のビジネスプログラムでも繰り返し取り上げているテーマに『挨拶と報連相』があります。社会人として周りの協力を取り付け、与えられた業務を円滑に遂行していくためにはとても重要なスキルで、むしろ この二つがしっかりできれば 必要なコミュニケーションは概ね満たしているとさえ思います。

今一度、『挨拶と報連相』の重要性とポイントを、確認しておきたいと思います。

 

挨拶とは

もともと禅語と言われる『一挨一拶』という言葉から派生したものだそうで、分解すると

挨・・・押す(心を開く)

拶・・・迫る(心に近づく)

つまり、「押す」と「迫る」で押し合うという意味合いになります。これは自分の心を開いて相手の心に近づいていくということであり、人間関係を築くうえで第一歩となる最も基本的なスキルです。

かけられた挨拶に答えることはもちろんですが、何より自分から進んで行うことが大切ですね。いつの時代も、どんな職種でも必ず必要なもであることに間違いはないと思います。

 

報連相の必要性

社内で与えられた仕事を遂行する場合、一見すると一人で仕事をしているように感じるものです。しかしながら、仕事は組織に属する全員の力で動いているものであり、決して自分ひとりで進められるものではありません。周囲の協力を取り付け、仕事を円滑に進めていくために、報連相は欠かせないものなのです。報連相がしっかりできている会社は透明性があって、やるべきことが明確になり、大きな力を生み出すことができるのです。

 

報告とは

報告とは、主に上司からの指示や命令に対して、部下が経過や結果を知らせる行為のことです。

報告の目的は、自分の現状や仕事の進捗を伝えることです。過去から現在に至った経緯と現在の状況、今後の方向性、さらに自分の意志を伝えます。

仕事は複数の人が協力しあって成り立っていますから、チームのリーダーは誰が何をしていて、どこまで進んでいるのか、これから何をしなければならないのかなど、チームの現状と方向性を見極めることが必要となります。

チームの一人一人が適宜報告することで、リーダーは現状を正確に把握し、必要な対策を講じることができるのです。

連絡とは

関係者に業務や作業の情報を知らせることです。上司や部下にかかわらず、誰もが発信側にも受信側にもなります。

連絡の目的は、その時々で発生した事実を関係者に知らせる、または全体に周知することです。したがって、自分の意思や憶測は必要なく、事実だけを関係者に知らせることが重要です。

相談とは

業務の過程で困った時や迷った時など、周囲に参考意見を求めることです。

ビジネスでは、決断が必要とされる場面が多くありますが、自分が持っている判断材料だけでは決断しきれないことがあります。抜けや漏れはないか?他の可能性や手段はないか?など。

相談を受けた側は、相手が決断するのに必要な要素を見極めて適切なアドバイスしなければなりません。したがって、相談する側はこれまでの経緯や問題点等を整理して相談者に伝えることがポイントになります。

 

報連相のポイント

報連相はビジネスにとって非常に重要ですので、できるだけ効果的に行いたいものです。組織の中でそれぞれが忙しく仕事をしている中で適切な報連相を行うために、次のようなポイントを押さえて行うと効果的です。

・巧遅より拙速

熱中して仕事に打ち込んでいると、忙しさや他の出来事に気を取られて報連相を忘れてしまうことがあります。このような失敗を防ぐため、後回しにせずすぐに行います。形にとらわれすぎずてタイミングを逸しないこと。これが何より大切なことです。

・悪い連絡こそ早く

失敗を報告するのは誰しも嫌なことですが、すぐに報告しないとトラブルが大きくなり、その後の対応が難しくなるケースがあります。一人だけで解決しようとする考えは認められるものではありません。適切な報連相をすれば上司は早めに対処でき、事態が大きくなる前に収拾することにつながります。

・結論から先に伝える

まず最初に結論を話し、その後に詳細を伝えていきます。誰もが忙しく仕事をしているので、本題が見えない話を長々とされるのは困りものです。結論から簡潔に話すこと、要点や問題点を整理しておくことがポイントです。

 

いかがでしたか、どちらも分かってはいるはずのことですが、意外とできていないことが多いものです。もう一度自身の習慣を見直してみてください。仕事がスムーズに進まないと感じることがあるなら尚更です。

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